La gestione degli incassi nelle società di factoring: criticità e spunti di riflessione
Il tema degli incassi assume particolare rilevanza per i factor in quanto collegato al servizio di gestione dei crediti, che rappresenta un aspetto peculiare e distintivo dell’attività di factoring. Ne deriva la necessità di analizzare gli strumenti di pagamenti più utilizzati, le dinamiche osservate e le evoluzioni in corso. Questo l’obiettivo di una recente indagine del settore di cui ci parlano Silvia Massaro e Emilio Fiora
La Commissione Organizzazione e Risorse Umane di Assifact ha svolto una ricognizione quali-quantitativa in merito ai mezzi di pagamento più comunemente utilizzati in particolare dai debitori ceduti, al fine di analizzare la composizione degli incassi in termini di strumenti di pagamento e osservare eventuali criticità e profili di efficientamento o innovazione, anche in relazione allo sviluppo delle nuove tecnologie.
Diego Tavecchia, Responsabile del Servizio Studi, Commissioni tecniche e Affari Internazionali di Assifact, ne parla con Silvia Massaro, Responsabile Divisione Gestione Portafoglio di SACE Fct e Coordinatore Commissione Organizzazione e Risorse Umane, e Emilio Fiora, Responsabile Gestione Debitori di SACE Fct e fra i partecipanti al gruppo di lavoro.
Perché il tema degli incassi è di particolare rilevanza per le società di factoring?
Silvia Massaro (SM): Una delle peculiarità che valorizza il prodotto factoring è – a differenza di quanto offerto dal mondo bancario – il servizio di gestione dell’intero ciclo di lavorazione del credito post cessione, includendo anche l’allocazione dei pagamenti provenienti dai debitori alle fatture e garantendo al cedente l’allineamento della propria contabilità con quella del debitore. Assicurare l’efficacia e l’efficienza in questa attività è assolutamente vitale per le società di factoring, che da sempre cercano soluzioni per massimizzare il servizio offerto al cliente e allo stesso tempo contenere l’impatto operativo e i tempi della gestione degli incassi.
Quali sono, allo stato attuale, i mezzi di incasso più utilizzati dalle società di factoring?
Emilio Fiora (EF): Una recente indagine compiuta da Assifact ha messo in luce come la metodologia di pagamento più comunemente utilizzata dai debitori nell’effettuare il pagamento dei propri debiti di fornitura ceduti a società di factoring nel 2021 sia quella del bonifico bancario, sia nel mercato domestico (80% degli incassi) sia nel mercato internazionale (88%), la maggior parte dei quali con preavviso di pagamento. La predominanza della componente di incasso a mezzo bonifico bancario con preavviso di pagamento tende ad aumentare vistosamente nel mercato della supply chain finance (in particolare nel mercato del reverse factoring). Il mercato con la maggiore presenza di pagamenti automatizzati risulta essere quello del confirming, dove oltre il 65% dei debitori paga le fatture attraverso Sepa Direct Debit. In termini di tempi medi di riconciliazione bancaria degli incassi si rileva una situazione pressoché comparabile nel mercato domestico e in quello internazionale, con una media di circa 3-4 giorni lavorativi, mentre la tempistica di riconciliazione si riduce nel mercato della supply chain finance con un tempo medio che si colloca nella fascia più bassa (tra 0 e 3 giorni lavorativi).
La presenza di debitori internazionali incide sulle performance nella gestione degli incassi?
EF: Nel mercato internazionale, l’assenza di utilizzo di pagamenti automatizzati e la maggiore incidenza di debitori che non risultano già clienti della banca/intermediario, aumenta la quota percentuale degli incassi attraverso bonifici bancari senza preavviso di pagamento. Tuttavia, la tempistica media di riconciliazione bancaria nel mercato internazionale risulta essere leggermente inferiore rispetto al mercato domestico: a consentire una migliore performance nell’attività di riconciliazione sono i) la presenza di portafogli più piccoli e meno frammentati nel mercato internazionale nel campione delle società rispondenti, ii) l’assenza di debitori di natura pubblica e iii) la collaborazione dei factor corrispondenti locali nel trasferimento dei dettagli del pagamento da parte del debitore estero.
Qual è l’atteggiamento dei debitori nel rapporto con il factor con riferimento al pagamento?
SM: L’approccio dei debitori non è uguale per tutti.
I debitori che sono già clienti del factor o che sono soliti utilizzare questo prodotto, sono maggiormente propensi e comprendono l’utilità della collaborazione con il cessionario; pertanto, anticipano sovente le informazioni utili alla riconciliazione dei pagamenti ai crediti ceduti rispetto al momento del pagamento a mezzo bonifico bancario. Tali informazioni possono pervenire o direttamente nel sistema informativo dell’intermediario o attraverso canali meno strutturati. Il “preavviso di pagamento” che così il factor ha la possibilità di ottenere (nel primo caso in modo automatizzato, nel secondo caso richiedendo comunque un intervento più operativo per il factor), velocizza le tempistiche di allocazione dell’incasso, migliorando il servizio offerto al cliente e l’efficienza operativa.
Con riferimento alle controparti pubbliche, risulta frequente lo sfruttamento da parte del factor, ove presenti, delle piattaforme informative messe a disposizione della Pubblica Amministrazione per acquisire il preavviso di pagamento.
La criticità maggiori sono invece riscontrate dai factor quando i debitori sono poco collaborativi o hanno poca familiarità con il prodotto, pertanto non anticipano o non accompagnano al flusso di pagamento, il corretto dettaglio delle fatture: in tali casi, per raccogliere le informazioni necessarie per completare il processo di riconciliazione dopo l’incasso, è richiesto un grande lavoro di interlocuzione da parte del factor con l’azienda debitrice, allungando i tempi e incrementando lo sforzo organizzativo.
Lo sviluppo delle soluzioni di supply chain finance sta cambiando questo rapporto?
SM: Il sempre maggiore ricorso alle soluzioni “buyer-led” di supply chain finance sta certamente supportando una evoluzione in questo senso: le imprese leader di filiera sono sempre più consapevoli dell’importanza del loro ruolo all’interno della catena del valore, anche dal punto di vista finanziario e delle potenzialità a tal fine del factoring; pertanto, si instaura una stretta collaborazione con il cessionario prevedendo, nell’ambito delle soluzioni tecnologiche sviluppate a supporto di tali iniziative, anche la gestione integrata degli aspetti connessi alle riconciliazioni degli incassi.
L’impatto della supply chain finance coinvolge infatti anche i profili digitali, in quanto tali soluzioni sono solitamente potenziate (se non del tutto abilitate) dall’utilizzo di piattaforme digitali sempre più avanzate ed interconnesse con i sistemi dei clienti: la diffusione di queste piattaforme sta dando impulso anche alla digitalizzazione dei processi anche nel factoring “supplier-led”, anche se raramente risultano toccati i profili connessi alla gestione degli incassi, se non nelle soluzioni innovative di più recente introduzione.
Le nuove tecnologie possono aiutare?
EF: L’arricchimento e l’efficientamento degli attuali strumenti di rimessa diretta a disposizione del pagante sono percepiti dalle società di factoring come la strada prioritaria da seguire per risolvere le criticità dagli operatori dell’industria del factoring con riferimento alla gestione degli incassi. A titolo di esempio, forme di pagamento che rendano obbligatorio l’inserimento, da parte del pagante, delle informazioni chiave necessarie a riconciliare tempestivamente i pagamenti ricevuti potrebbero risolvere gran parte delle problematiche riscontrate dalle società di factoring.
Allo stato dell’arte, l’introduzione di metodi di pagamento innovativi attivati dal creditore, per quanto certamente efficace nel raggiungimento degli obiettivi di efficientamento della riconciliazione bancaria, può risultare più oneroso e richiedere tempi molto più lunghi per adeguare i sistemi e istruire i debitori ceduti da parte del factor, in particolare per le controparti debitrici che sono anche clienti.
Pensando a possibili soluzioni innovative per agevolare la gestione degli incassi si potrebbe prevedere, a titolo di esempio:
- la costituzione di un database centralizzato incentrato sullo SdI che consenta di acquisire i dati delle fatture elettroniche e attivare i pagamenti creando automaticamente il bonifico precompilato ovvero il preavviso di pagamento sulla base delle fatture selezionate dal pagatore;
- la previsione di un framework specifico per il pagamento delle fatture (“bonifico fatture”), mutuando la logica del bonifico per l’accesso ai bonus edilizi, per standardizzare l’interscambio delle informazioni in merito ai pagamenti (introducendo quelle necessarie ai fini della riconciliazione automatica), costruendo una infrastruttura per il pagamento delle fatture operante in “backend” rispetto ai sistemi e alle piattaforme di cedenti, debitori e factor;
- lo sviluppo di nuovi strumenti di pagamento che permettano la precompilazione del bonifico da parte del creditore (es. pay-by-link). Tali strumenti risultano particolarmente interessanti dal punto di vista della società di factoring in quanto auto-riconcilianti ma richiederebbero, oltre (per quanto ovvio) alla relativa implementazione informatica, l’individuazione di forme di incentivazione del debitore rispetto all’utilizzo di questi strumenti maggiormente innovativi per il pagante, come ad esempio la concessione di una scontistica o una dilazione per il pagamento al debitore.
